Consigli utili per presentare una richiesta FOIL

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Sommario

Consigli utili

Prima di presentare una richiesta FOIL, leggere le avvertenze riportate di seguito.

Registri gestiti dall'OCFS

Essere consapevoli di quali documenti l'OCFS conserva e non conserva.

• L'OCFS conserva i dati relativi a.
• Soggetti correlati L'OCFS non NON mantiene registri su.

Registri CPS/ACS

Se si richiedono documenti relativi a segnalazioni di abusi e maltrattamenti su minori, inviare la richiesta per iscritto al Registro centrale degli abusi e dei maltrattamenti sui minori dello Stato di New York (SCR) all'indirizzo:

Questi documenti non possono essere rilasciati ai sensi del FOIL. Se si presenta una richiesta di documenti CPS/ACS tramite FOIL, la richiesta verrà respinta e verranno inviate le informazioni di cui sopra che descrivono come richiedere questi tipi di documenti.

Documenti CPS/ACS provenienti da enti o altre agenzie al di fuori dello Stato

Se state richiedendo i documenti relativi ad abusi e maltrattamenti su minori a un ente pubblico di un altro Stato o a un'altra agenzia di servizi di protezione dell'infanzia, siete pregati di inviare le vostre richieste via fax direttamente al Registro centrale degli abusi e dei maltrattamenti su minori (SCR).

Affinché la vostra richiesta venga elaborata

• la richiesta deve essere redatta su carta intestata del datore di lavoro,
• è necessario includere i nomi e le date di nascita di tutte le parti e indicare lo scopo per cui si richiede la documentazione, e
• i documenti ricevuti a causa di questa richiesta non possono essere ridistribuiti, e la richiesta inviata via fax deve indicarlo.

Potete inviare il fax direttamente al numero 518-486-3424.

Se richiedete questi documenti attraverso il FOIL, la vostra richiesta sarà respinta e vi verrà chiesto di seguire la procedura descritta sopra.

Registri per i giovani in custodia

Se si richiedono documenti relativi a un giovane mentre era sotto la custodia dell'OCFS, la richiesta deve essere indirizzata alla Divisione Affari legali dell'OCFS, Unità Giustizia minorile. Questi documenti non devono essere richiesti ai sensi del FOIL, poiché la sezione 501-c della Legge esecutiva disciplina l'accesso ai documenti dei giovani in affidamento. Le richieste di documentazione sui giovani devono essere indirizzate al seguente indirizzo:

Contribuire a ridurre i tempi di elaborazione

Quando si presenta una richiesta di documenti, i seguenti suggerimenti possono ridurre i tempi di elaborazione:

• Assicuratevi di chiedere record specifici e non idee astratte. Descrivete i record desiderati nel modo più dettagliato possibile, in modo che possiamo cercare di identificare e localizzare i record esatti che rispondono alla vostra richiesta. È essenziale identificare gli incidenti in base al luogo in cui si sono verificati; includere anche nomi completi, date di nascita, altre date rilevanti, descrizioni, indirizzi e qualsiasi altro dato identificativo.
• Si prega di fornire il proprio nome, indirizzo e numero di telefono dove si può essere raggiunti durante l'orario di lavoro, nonché un indirizzo e-mail con qualsiasi richiesta FOIL presentata all'OCFS.
• Specificare se si desidera ispezionare i documenti o farsi inviare copie dei documenti via e-mail o in formato cartaceo.
• Se i documenti sono disponibili, specificare come si desidera che vengano inviati, ad esempio tramite posta statunitense, e-mail o fax. Potremmo scegliere di inviare i documenti per posta negli Stati Uniti, se avete richiesto una grande quantità di documenti, per motivi di sicurezza o per altre ragioni importanti.
• Si noti che l'agenzia non è tenuta a creare un nuovo record in risposta alle richieste FOIL.
• Si noti inoltre che, ai sensi del FOIL, un'agenzia non è tenuta a rispondere a una richiesta sotto forma di domanda. Si prega di astenersi dall'inviare richieste che sono domande, in quanto si riceverà immediatamente una lettera di chiarimento dall'agenzia che chiederà quale tipo di record si sta cercando.
• Una volta inoltrata la richiesta, si prega di astenersi dall'inviare e-mail o telefonare per aggiungere ulteriori record a una richiesta già esistente. Il cliente sarà invitato a presentare una richiesta separata per ulteriori documenti.
• Astenersi dal telefonare o scrivere per conoscere lo stato di una richiesta. Il controllo dello stato di avanzamento sottrae tempo all'elaborazione delle centinaia di richieste ricevute ogni mese. Se non ricevete una risposta scritta entro cinque (5) giorni lavorativi (tenendo conto dei tempi di transito postale), contattateci.
• Esaminare le esenzioni descritte nella Legge sui funzionari pubblici, articolo 6, sezioni 87 e 89, per comprendere le possibili riduzioni o negazioni dei documenti.

Per ulteriori informazioni sul FOIL, visitare il sito web New York State Committee on Open Government.