Licenze volontarie

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Informazioni sul sito web dell'OCFS per le agenzie di volontariato interessate a richiedere l'autorizzazione iniziale per fornire programmi di assistenza collettiva nello Stato di New York.

L'Ufficio dei servizi per l'infanzia e la famiglia (OCFS) dello Stato di New York accoglie con favore il vostro interesse a diventare un'agenzia volontaria autorizzata dallo Stato di New York a fornire servizi di assistenza congregata ai giovani nello Stato di New York.

Sommario

Informazioni sulla costituzione di NYS e OCFS

Un atto costitutivo definisce la natura e l'esistenza di una società stabilendone gli scopi, i poteri, lo status e la tipologia. In passato, alcune società venivano create con un atto speciale della legislatura; in questi casi, la legge che creava la società costituiva il certificato di costituzione. Attualmente, le società di assistenza all'infanzia (società senza scopo di lucro) sono più comunemente create depositando un certificato di costituzione o un emendamento di un certificato di costituzione presso il Segretario di Stato.

L'atto costitutivo (o l'emendamento) depositato presso il Segretario di Stato deve essere accompagnato da un avviso formale di approvazione dell'atto costitutivo emesso dall'OCFS nel caso in cui l'atto includa uno degli scopi societari citati nel presente manuale.

Il termine "atto costitutivo" comprende tecnicamente tutti i vari certificati che possono modificare o influenzare la natura di una società.

Questi includono i certificati di:

• Emendamenti (che modificano un certificato esistente).
• Correzione (che corregge un errore tecnico).
• Fusione (in cui una società viene assorbita da un'altra).
• Consolidamento (quando due o più società si uniscono per creare una nuova società).
• Restatement (in cui più certificati vengono riscritti in un unico certificato).

L'OCFS ha per legge il potere di approvare le proposte di atto costitutivo per:

• Agenzie che si occupano di bambini indigenti, delinquenti, abbandonati, trascurati o dipendenti.
• Agenzie che ospitano o mettono in pensione i bambini.
• Agenzie che gestiscono rifugi per madri non sposate.
• Agenzie che gestiscono rifugi per giovani in fuga e senza fissa dimora.
• Fornisce programmi residenziali per la violenza domestica.
• Società che si propongono di sollecitare contributi per uno degli scopi sopra indicati.

L'obbligo di ottenere l'approvazione dell'OCFS si trova nella sezione 460-a della SSL e nella sezione 404(b) della Not-For-Profit Corporation Law. Il formato e il contenuto dei vari certificati sono stabiliti dalla Not-For-Profit Corporation Law.

Per una nuova costituzione di un'agenzia che fornisce assistenza residenziale ai bambini, viene posto un limite di cinque anni alla durata iniziale dell'autorità aziendale.

• Al termine dei cinque anni iniziali, la società deve presentare una proposta di emendamento per estendere la durata della sua autorità aziendale. La durata dell'autorità aziendale verrebbe quindi estesa per altri 10 anni, a meno che non vi sia una ragione per limitarla a una durata inferiore.
• Al termine dei 10 anni successivi, una società deve presentare una proposta di emendamento per estendere la durata della sua autorità aziendale. La durata dell'autorità aziendale sarebbe quindi normalmente estesa a tempo indeterminato.

Per una nuova costituzione di un'agenzia autorizzata al pensionamento o al collocamento di bambini, viene posto un limite di due anni alla durata iniziale dell'autorità societaria.

• Al termine dei due anni iniziali, la società deve presentare una proposta di emendamento per estendere la durata della sua autorità aziendale. La durata dell'autorità aziendale verrebbe poi estesa per altri cinque anni e successivamente, su presentazione di proposte di modifica, per periodi di cinque anni successivi.
• Ove opportuno, possono essere richieste approvazioni di durata inferiore.

L'OCFS ha la facoltà di limitare la durata di qualsiasi estensione dell'autorità aziendale, se lo desidera o lo richiede.

Una volta ottenuta l'approvazione dell'OCFS, il documento di approvazione viene inviato all'agenzia richiedente (o al suo consulente) con una lettera di accompagnamento che indica all'agenzia di depositare il documento di incorporazione insieme al documento di approvazione dell'OCFS presso il Segretario di Stato dello Stato di New York. Il certificato di costituzione dell'OCFS o il certificato di modifica non è efficace fino al deposito presso il Segretario di Stato e si richiede che l'agenzia inoltri una copia della ricevuta di deposito rilasciata dal Segretario di Stato all'ufficio regionale OCFS competente.

L'OCFS è statutariamente responsabile della regolamentazione, della supervisione e dell'approvazione dei programmi di assistenza collettiva nello Stato di New York. L'OCFS è ansioso di lavorare con la vostra nuova agenzia per fornire servizi di qualità ai giovani e alle famiglie dello Stato di New York. A New York, le Agenzie volontarie devono possedere un certificato operativo valido rilasciato dall'OCFS. Le Agenzie Volontarie devono prima essere autorizzate ad operare attraverso l'approvazione dell'OCFS attraverso il processo di incorporazione. L'approvazione è per un periodo di tempo limitato, come specificato dall'OCFS, e le estensioni richiedono l'approvazione preventiva dell'OCFS.

Quali sono i passaggi per ottenere l'autorizzazione come fornitore nello Stato di New York?

1. Informatevi sugli statuti, i regolamenti e le politiche del NYS che forniscono gli standard legali e politici che sarete obbligati a seguire per quanto riguarda la gestione dei programmi di assistenza collettiva. (Vedi Leggi/Regolamenti/Politiche di seguito). Determinare il tipo di programma che si intende sviluppare, ad esempio istituto, residenza di gruppo, casa di gruppo o pensione gestita da un'agenzia. Solo le agenzie autorizzate a gestire programmi di accoglienza collettiva possono fornire servizi residenziali ai bambini in affidamento nello Stato di New York.
2. Informatevi sul processo di incorporazione in NYS. Consultare il sito web del Dipartimento di Stato del NYS (DOS) all'indirizzo dos.ny.gov/corps/nfpcorp.html#certinc o contattare il DOS al numero (518) 473-2492. Se necessario, consultare un legale privato per il processo di incorporazione.
3. In base all'ubicazione dell'ufficio proposto, contattate l'ufficio regionale (RO) dell'OCFS competente e chiedete di parlare con lo specialista del programma delle agenzie volontarie per inviare elettronicamente un pacchetto di domande per la proposta di programma di assistenza congregata. Gli elenchi OCFS RO sono disponibili all'indirizzo ocfs.ny.gov/programs/fostercare/va-licensing/region.php
4. Completare il pacchetto di candidatura e il business plan e raccogliere tutte le informazioni supplementari. La domanda dovrà dimostrare come l'ente si conformerà agli standard legali e di programma applicabili alla gestione di un programma di adozione,
5. Presentare la domanda completa, il piano aziendale e tutte le informazioni supplementari allo specialista del programma RO dell'OCFS.
6. Una visita in loco sarà programmata dallo specialista del programma RO dell'OCFS. La visita in loco comprenderà un esame completo del programma dell'agenzia proposto, compresi, ma non solo, la politica, la prassi, l'archiviazione dei documenti, la sicurezza (che tipo di sicurezza) e, se disponibile, la documentazione sui casi dell'agenzia. 
7. I richiedenti che si avvicinano alla fase finale dell'approvazione del programma dovranno presentare all'ufficio legale dell'OCFS per la revisione e l'approvazione, a seconda dei casi, una proposta di certificato di costituzione o di emendamento per le società di New York o una proposta di richiesta di autorizzazione per le società al di fuori dello Stato che conferisce all'ente l'autorità di collocare i bambini ai fini dell'adozione. Consultare il sito web del Dipartimento di Stato del NYS (DOS) all'indirizzo dos.ny.gov/corps/nfpcorp.html#certinc o contattare il DOS al numero 518-473-2492 per ulteriori informazioni sui certificati societari e sul deposito.
8. L'agenzia deve depositare questa approvazione insieme al certificato originale o alla domanda di autorizzazione presso il Dipartimento di Stato. L'atto di deposito del certificato o della domanda di autorizzazione e approvazione comporta l'assunzione dell'autorità legale di gestire un programma di Agenzia volontaria a New York.

Dopo la presentazione della ricevuta di deposito all'OCFS, la vostra agenzia sarà aggiunta all'elenco delle Agenzie volontarie autorizzate dallo Stato di New York.

Direttive politiche

Le seguenti direttive politiche dell'OCFS sono disponibili all'indirizzo: ocfs.ny.gov/main/policies/external/

• 07-OCFS-ADM-01 Controllo del casellario giudiziale statale e nazionale (per genitori affidatari/adottivi)
• 08- OCFS-ADM-06 Controllo dei precedenti penali e reati interdittivi obbligatori
  (genitori affidatari e adottivi)
• 13-OCFS-ADM-09 Requisiti di autorizzazione per l'elenco di esclusione del personale del centro di giustizia
• 14-OCFS-ADM-02 Procedure per la chiusura di un'agenzia volontaria
• 08-OCFS-INF-01 Segnalatori obbligati, Capitolo 193 delle leggi del 2007
• 08-OCFS-INF-03 Definizione di Stato ai fini dei controlli SCR fuori dallo Stato
• 08-OCFS-INF-06 Accordo interstatale sull'adozione e l'assistenza medica

Descrizione del programma

L'Ufficio dei servizi per l'infanzia e la famiglia (OCFS) dello Stato di New York accoglie con favore il vostro interesse a diventare un'agenzia volontaria autorizzata dallo Stato di New York a fornire servizi di assistenza congregata ai giovani nello Stato di New York.

I programmi di assistenza congregata (residenziale) sono definiti come:

• ISTITUZIONE: qualsiasi struttura per la cura e il mantenimento di 13 o più bambini gestita da un'agenzia di assistenza all'infanzia.
• RESIDENZA DI GRUPPO: un istituto per la cura e il mantenimento di non più di 25 bambini gestito da un'agenzia autorizzata.
• CASA DI GRUPPO: una casa di tipo familiare per la cura e il mantenimento di non meno di sette e non più di dodici bambini che abbiano almeno cinque anni di età, gestita da un'agenzia autorizzata, ad eccezione del fatto che l'età minima non si applica ai fratelli e alle sorelle collocati nella stessa struttura né ai bambini la cui madre si trova nella stessa struttura.
• AGENCY BOARDING HOME: casa di tipo familiare per la cura e il mantenimento di non più di sei bambini gestita da un'agenzia autorizzata, ad eccezione del fatto che tale casa può fornire assistenza a più di sei fratelli e sorelle della stessa famiglia.

L'OCFS è statutariamente responsabile della regolamentazione, della supervisione e dell'approvazione dei programmi di assistenza collettiva nello Stato di New York. L'OCFS è ansioso di lavorare con la vostra nuova agenzia per fornire servizi di qualità ai giovani e alle famiglie dello Stato di New York. A New York, le Agenzie volontarie devono possedere un certificato operativo valido rilasciato dall'OCFS. Le Agenzie Volontarie devono prima essere autorizzate ad operare attraverso l'approvazione dell'OCFS attraverso il processo di incorporazione. L'approvazione è per un periodo di tempo limitato, come specificato dall'OCFS, e le estensioni richiedono l'approvazione preventiva dell'OCFS.

Pacchetto di applicazione

Un primo passo importante in questo processo è un'accurata valutazione dei bisogni per verificare non solo la necessità del tipo di programma che proponete di gestire, ma anche l'impegno dei dipartimenti locali dei servizi sociali ad affidare i bambini alle vostre cure e a pagare la tariffa stabilita per tali servizi.

Si allegano tre documenti di candidatura:

1. Richiesta di approvazione da parte dell'OCFS del NYS dell'atto costitutivo proposto (OCFS-4722)
2. Foglio di copertura per la richiesta di certificato operativo (OCFS-2981)
3. Presentazione della proposta di assistenza congregata da parte dell'OCFS del NYS (OCFS-2158)

Si allegano anche i regolamenti relativi al tipo di programma che si desidera gestire. I regolamenti dell'OCFS che regolano l'accoglienza dei bambini in affidamento indicano le circostanze specifiche in cui un bambino può essere affidato, le circostanze che determinano il tipo di accoglienza e la frequenza dei contatti che l'assistente sociale deve avere con ogni bambino e famiglia. I regolamenti dell'OCFS stabiliscono inoltre che ogni bambino deve avere un piano specifico per raggiungere la permanenza nella sua vita, attraverso il ritorno alla famiglia, l'adozione o un'altra sistemazione abitativa pianificata (APLA), e il periodo di tempo e le circostanze che regolano questi piani.

È importante rivedere i regolamenti in modo da conoscere i tipi di servizi da fornire, le circostanze che determinano le azioni e le decisioni e alcuni dei tipi di registrazioni e rapporti richiesti. L'OCFS controllerà la vostra conformità agli statuti e ai regolamenti applicabili su base continuativa durante il processo di richiesta e oltre.

Documento 1: Approvazione da parte dell'OCFS del NYS dell'atto costitutivo proposto (OCFS-4722)

Il primo passo per operare nello Stato di New York è la presentazione al nostro ufficio della domanda di approvazione dell'atto costitutivo proposto da parte del NYS OCFS. Prima di concedere l'approvazione all'incorporazione di un'agenzia per la fornitura di servizi di assistenza all'infanzia, l'OCFS effettua revisioni complete in tre aree principali. Il vostro contatto principale durante questo processo sarà il responsabile del programma per le agenzie volontarie dell'ufficio regionale OCFS appropriato. Il responsabile del programma OCFS coordinerà e seguirà la presentazione dei vari componenti dell'operazione proposta e lavorerà a stretto contatto con voi per ottenere la conformità con gli statuti e i regolamenti pertinenti.

Ufficio legale Rilascio del documento di approvazione dell'OCFS che autorizza l'Agenzia a depositare l'atto costitutivo presso il Segretario di Stato:

L'ufficio legale dell'OCFS esaminerà la proposta di atto costitutivo (o di modifica) per verificarne il contenuto e il formato. Una volta che l'Ufficio Legale avrà ricevuto la dichiarazione di conformità del Piano di Programma dall'Ufficio Regionale OCFS e la verifica della sostenibilità fiscale da parte di Rate Setting, e che il certificato di incorporazione o l'emendamento proposto sarà in forma corretta, verrà emesso un documento di approvazione. Il documento di approvazione dell'OCFS e la proposta di atto costitutivo devono essere depositati presso il Segretario di Stato. Il Segretario di Stato rilascerà una ricevuta di deposito. È vostra responsabilità fornire una copia della ricevuta di deposito e una copia certificata dei documenti depositati presso il Segretario di Stato all'Ufficio legale dell'OCFS come prova del completamento del processo di incorporazione.

Consultare il sito web OCFS per le agenzie di volontariato interessate a richiedere l'autorizzazione iniziale a fornire programmi di assistenza collettiva nello Stato di New York.

Documento 2: Foglio di copertura per la richiesta di certificato operativo (OCFS-2981)

Il processo di presentazione della Scheda di copertura per la richiesta di certificato operativo (OCFS-2981) è analogo a quello del processo di approvazione dell'incorporazione, ma sarà incentrato su un sito o un impianto specifico. Un certificato operativo viene rilasciato a un'agenzia autorizzata a fornire servizi specifici in un sito specifico. Anche in questo caso, il primo passo è la presentazione della domanda di certificato operativo all'ufficio regionale OCFS competente. Anche in questo caso, l'OCFS completerà le revisioni del vostro programma nelle stesse tre aree generali. Gran parte del materiale programmatico e fiscale fornito dalla vostra agenzia durante il processo di approvazione del certificato di costituzione proposto dall'OCFS è rilevante e costituisce la base per il rilascio di un certificato operativo:

• Piano di programma: L'OCFS continuerà a rivedere e ad assistervi nel perfezionamento del vostro Piano di programma, ponendo l'accento sulla sicurezza antincendio e degli edifici e su altri requisiti fisici della sede proposta per la vostra struttura. Verranno condotte una serie di ispezioni della struttura proposta. L'OCFS rilascerà una dichiarazione di conformità in merito alla richiesta di certificato operativo quando avrà accertato che tutti gli elementi del programma proposto e l'ubicazione della struttura sono conformi agli statuti e ai regolamenti pertinenti.
• Sostenibilità fiscale: L'Unità per le tariffe degli aiuti di Stato continuerà a esaminare la sostenibilità fiscale del programma proposto nella struttura proposta e stabilirà un tasso di rimborso appropriato per i servizi da fornire.
• Legale: L'ufficio legale del NYSOCFS confermerà l'esistenza di un'autorità aziendale in vigore per la vostra agenzia. L'ufficio legale confermerà che il nostro ufficio e la Rate Setting Unit hanno completato le loro revisioni e rilasciato dichiarazioni scritte di conformità. L'Ufficio dei servizi per l'infanzia e la famiglia rilascia quindi il certificato operativo.

I tempi per il completamento del processo di candidatura variano. Inoltre, alcune delle fasi dei processi sopra descritti possono essere completate contemporaneamente.

Documento 3: Proposta di assistenza congregata dell'OCFS del NYS (OCFS-2158)

Piano di programma (proposta di piano di programma allegata)

Dopo che l'agenzia ha completato e inviato la proposta di programma di assistenza congregata, l'ufficio regionale OCFS competente esaminerà tutti i componenti del piano di programma proposto dall'agenzia. La proposta di programma è un resoconto completo e dettagliato delle politiche e delle procedure con cui l'agenzia proposta opererà. Il Piano di programma include, ma non si limita a, una descrizione della popolazione affidataria da servire, una descrizione dei problemi dei bambini da servire, i criteri di ammissione, la struttura organizzativa e il personale, e i servizi da fornire ai bambini e alle loro famiglie, compresi i servizi medici, educativi e clinici. L'OCFS rilascerà una Dichiarazione di Conformità del Piano di Programma quando avrà accertato che tutti gli elementi del programma proposto, così come sono stati presentati e rivisti, sono pienamente conformi agli statuti e ai regolamenti pertinenti.

Dopo la revisione del piano di programma, le agenzie dovranno sottoporsi a una verifica della sostenibilità fiscale.

Sostenibilità fiscale

L'Unità Tassi di aiuto di Stato dell'OCFS confermerà la sostenibilità fiscale di un'agenzia. Inoltre, prendono decisioni e raccomandazioni in merito alla definizione delle tariffe da pagare per i servizi forniti dall'agenzia. Sono cinque gli elementi richiesti per la revisione fiscale:

• Riassunto narrativo del programma presentato dalla vostra agenzia, comprendente:
  • Una descrizione generale del programma
  • Descrizione del personale
  • Descrizione dei bambini da servire
  • Descrizione del modo in cui i bambini devono essere educati. (Potrebbe essere necessaria un'approvazione separata da parte del Dipartimento dell'Istruzione dello Stato di New York).
  • Descrizione del modo in cui vengono soddisfatte le esigenze mediche dei bambini. (Questo potrebbe richiedere la presentazione al Dipartimento della Salute dello Stato di New York tramite il nostro ufficio).
• Un rapporto CPA aggiornato o una copia della dichiarazione dei redditi federale più recente.
• Un bilancio previsionale del programma compilato su moduli ottenuti dall'Unità di determinazione dei tassi. I moduli devono essere richiesti direttamente all'Unità di determinazione delle tariffe chiamando il numero (518) 402-0096.
• Lettere di sostegno in corso di validità da parte di tutti i dipartimenti distrettuali competenti dei servizi sociali, tra cui:
  • Una dichiarazione di necessità da parte del distretto per il programma specifico da fornire.
  • L'impegno del distretto a indirizzare i bambini al programma.
  • L'impegno del distretto a pagare la tariffa stabilita per il programma.
• Una dichiarazione di conformità rilasciata dall'ufficio regionale competente che attesti che il Piano di programma, così come presentato, soddisfa tutti gli statuti e i regolamenti applicabili.

L'unità di determinazione delle tariffe rilascerà una dichiarazione di sostenibilità fiscale una volta completata la revisione.

Se avete domande o bisogno di ulteriori informazioni, non esitate a contattare il vostro ufficio regionale OCFS.

Recinzioni

Richiesta di approvazione da parte dell'OCFS del NYS dell'atto costitutivo proposto (OCFS-4722)

Foglio di copertura per la richiesta di certificato operativo (OCFS-2981)

Proposta di assistenza congregata dell'OCFS del NYS (OCFS-2158)

I seguenti codici 18NYCRR Norme e regolamenti relativi alla vostra richiesta sono disponibili sul sito dos.ny.gov/info/nycrr.html

• Parte 427 Standard di pagamento per l'affidamento di bambini
• Parte 428 Standard per i registri uniformi dei casi e per i servizi per l'infanzia
• Parte 430 Ulteriori limitazioni al rimborso dell'assistenza all'infanzia e dei servizi di prevenzione
• Parte 441 Generale
• Parte 442 Istituzioni
• Parte 447 Pensioni dell'Agenzia
• Parte 448 Case famiglia
• Parte 449 Programmi di vita indipendente sotto supervisione
• Parte 482 Approvazione degli atti costitutivi